my image Imagen: Sandi Gisbert presents at the VANAS Conference

Managing Curveballs in Animation Production

En la producción de animación, la planificación meticulosa, los objetivos claros y el trabajo en equipo sincronizado a menudo sirven como la base para el éxito de un proyecto. Sin embargo, la naturaleza dinámica de esta industria significa que incluso los proyectos más bien organizados pueden enfrentar desafíos inesperados. Estas interrupciones, comúnmente conocidas como "curveballs," pueden variar desde demandas repentinas del cliente hasta dificultades técnicas imprevistas. Cómo responde un equipo a estos imprevistos puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto.

Este artículo se basa en las perspectivas de la presentación de Sandy Gisbert en la Conferencia VANAS, donde compartió estrategias para gestionar desafíos inesperados como Directora de Producción en Wind Sun Sky.

Sandy Gisbert es una líder colaborativa que fomenta el pensamiento creativo y la innovación en sus equipos, mientras los mantiene enfocados y organizados en los proyectos. Ningún proyecto es igual a otro, ¡lo cual es excelente porque le encanta la variedad! Como Directora de Producción en WSS, lidera proyectos transversales con un enfoque en la planificación del proyecto, la gestión de personas y el desarrollo de pipelines. Sandy trabaja con creativos audaces en diversas plataformas y pipelines, incluyendo animación en 2D dibujada a mano, CG, captura de movimiento y live-action, tanto en guiones como en documentales. También es instructora y desarrolladora de currículos para el Premio de Logro en Producción para Animación y VFX de VCC.

Comprendiendo el Triángulo de Gestión de Proyectos

Antes de sumergirse en cómo manejar los imprevistos, es esencial entender el concepto fundamental del Triángulo de Gestión de Proyectos. Este triángulo consta de tres elementos clave: Alcance, Tiempo y Costo. En un mundo ideal, estos tres elementos están perfectamente equilibrados, asegurando un proceso de producción fluido. Sin embargo, cuando un imprevisto ocurre, este equilibrio se ve alterado, obligando a los gerentes de proyectos a tomar decisiones difíciles que a menudo implican comprometer uno o más de estos elementos.

Alcance: El alcance se refiere a los objetivos del proyecto, los entregables y el trabajo requerido para completarlo. Cuando ocurren imprevistos, puede ser necesario realizar cambios en el alcance, como rediseñar personajes o alterar escenas.
Tiempo: El tiempo es el cronograma establecido para la finalización del proyecto. Un desafío inesperado puede requerir ajustes en la línea de tiempo, potencialmente extendiendo los plazos o requiriendo que el trabajo se complete más rápido.
Costo: El costo involucra el presupuesto asignado para el proyecto. Los imprevistos pueden requerir recursos adicionales, como horas extras para los miembros existentes del equipo o la contratación de personal adicional, lo que puede afectar el presupuesto.

Gestionar los imprevistos de manera efectiva significa entender cómo los cambios en un elemento del triángulo afectarán a los otros y estar preparado para tomar decisiones estratégicas para mantener el equilibrio del proyecto.

Tipos de Improvistos en la Producción de Animación

En su presentación, Sandy Gisbert describió varios tipos comunes de imprevistos que pueden interrumpir una producción de animación:

Cambios Inducidos por el Cliente: Los clientes pueden cambiar repentinamente de opinión sobre aspectos clave del proyecto, como el diseño de personajes o los elementos narrativos, requiriendo alteraciones significativas en el trabajo ya completado.
Desafíos Técnicos: Problemas técnicos imprevistos, como errores de software o fallos de hardware, pueden detener la producción y requerir atención inmediata.
Problemas Relacionados con el Equipo: Ya sea que un miembro clave del equipo tome unas vacaciones no planificadas o haya conflictos interpersonales dentro del equipo, los factores humanos pueden introducir retrasos inesperados.
Factores Externos: Eventos fuera del control de cualquier persona, como un apagón de internet a nivel nacional o desastres naturales, pueden paralizar la producción.

Respondiendo a los Improvistos

Cuando te enfrentas a un imprevisto, el primer paso es mantener la calma y evaluar la situación. Sandy Gisbert enfatizó la importancia de reunir información precisa antes de tomar medidas. Esto implica distinguir entre problemas reales y simples rumores, ya que actuar sobre información inexacta puede llevar a estrés innecesario y a decisiones erróneas.

Reúnete con tu Supervisor: El primer paso es tener una conversación clara y honesta con tu supervisor para entender el alcance del problema.
Obtén los Detalles: Es crucial recopilar toda la información relevante para evaluar la situación con precisión. Esto significa entender el impacto total del imprevisto en el alcance, la línea de tiempo y el presupuesto del proyecto.
Real vs. Rumores: Asegúrate de que la información sobre la que estás actuando sea precisa y no esté basada en rumores o datos incompletos.
Mantén al Equipo de Respuesta Pequeño: En tiempos de crisis, es importante involucrar solo a aquellos que necesitan estar en el proceso de toma de decisiones. Un equipo más pequeño puede responder más rápida y eficazmente.
Desarrolla un Plan: Una vez comprendida la situación, el siguiente paso es crear un plan de acción. Este plan debe ser realista, alcanzable y claramente comunicado a todas las partes interesadas.
RACI: Responsable, A Cargo, Consultado, Informado: Utiliza el marco RACI para definir roles dentro de tu equipo. Este marco ayuda a aclarar quién es responsable de cada tarea, quién es responsable de los resultados, quién necesita ser consultado y quién debe ser informado sobre las decisiones tomadas.

Comunicando Improvistos de Manera Efectiva

La comunicación efectiva es clave al enfrentar desafíos inesperados. Cómo transmites la situación tanto a tu equipo como a tus supervisores puede impactar significativamente en el resultado.

Comunicación Hacia Arriba: Al comunicarte con superiores, es importante presentarles opciones en lugar de solo problemas. Esto muestra que has considerado posibles soluciones y estás preparado para tomar medidas. Por ejemplo, si el cronograma del proyecto está en peligro, podrías sugerir opciones como autorizar horas extras, contratar personal adicional, extender el plazo o reducir el nivel de detalle (LOD) en ciertos aspectos del proyecto.
Comunicación Hacia Abajo: Al comunicarte con tu equipo, la claridad es crucial. Presenta el plan que se ha acordado, explica por qué se han tomado ciertas decisiones y sé transparente sobre los desafíos que se avecinan. Esto ayuda a mantener la moral del equipo y asegura que todos estén en la misma página.

Comunicando Opciones: Cuatro Estrategias Clave

Cuando te enfrentas a un imprevisto, generalmente tienes cuatro opciones para ajustar el cronograma del proyecto:

Autorizar Horas Extras: Si el tiempo es crucial, autorizar horas extras puede ayudar a cumplir con los plazos sin sacrificar la calidad. Sin embargo, esto puede aumentar los costos y llevar al agotamiento si se usa en exceso.
Contratar Artistas/Equipo Adicional: Incorporar manos adicionales puede acelerar la producción y aliviar la presión sobre el equipo existente. Esta opción, sin embargo, también aumenta los costos y puede requerir tiempo para integrar a los nuevos miembros.
Extender el Plazo: Si el imprevisto interrumpe significativamente el proyecto, extender el plazo puede ser la solución más práctica. Esto permite mantener el alcance y la calidad del proyecto, pero puede no ser siempre aceptable para el cliente.
Reducir el LOD (Nivel de Detalle): Reducir la complejidad de ciertos elementos puede ayudar a cumplir con los plazos y mantenerse dentro del presupuesto. Esta opción, sin embargo, puede afectar la calidad general del producto final.

Al presentar estas opciones a tu supervisor, es importante resaltar los pros y los contras de cada una, permitiéndole tomar una decisión informada.

Entregando el Plan al Equipo

Una vez tomada una decisión, es crucial comunicar el plan de manera efectiva al equipo. Sandy Gisbert recomienda los siguientes pasos:

Preparación: Antes de entregar las noticias, asegúrate de tener todos los hechos claros y estar listo para responder cualquier pregunta que pueda surgir.
Transparencia y Honestidad: Sé directo sobre los desafíos y la razón detrás de las decisiones. Ocultar información o adornar la situación puede llevar a desconfianza y confusión.
Envolver la Mala Noticia: Si tienes que dar malas noticias, trata de envolverlas entre actualizaciones positivas. Este enfoque ayuda a mantener la moral y asegura que el equipo siga motivado.
Comunicación en Persona/Video: Siempre que sea posible, entrega actualizaciones importantes en persona o por videollamada. Esto permite una mejor interacción y da a los miembros del equipo la oportunidad de hacer preguntas o expresar preocupaciones.
Seguimiento: Después de la comunicación inicial, sigue con un correo electrónico resumiendo los puntos clave. Esto asegura que todos tengan un registro escrito de lo discutido y puedan referirse a él si es necesario.
Empatía: Siempre considera cómo te gustaría ser comunicado en situaciones similares. Mostrar empatía puede ayudar mucho a mantener la moral del equipo durante tiempos difíciles.
Responsabilidad: Asume la responsabilidad de las decisiones tomadas, incluso si son difíciles. Evita culpar a otros, ya que esto puede crear un ambiente de trabajo tóxico.
Presenta el Nuevo Cronograma/Plan: Detalla claramente el nuevo cronograma o plan de acción, para que todos sepan qué esperar a partir de ahora.

En la producción de animación, los imprevistos son inevitables. Cómo respondas a estos desafíos puede definir el éxito de tu proyecto y la moral de tu equipo. Manteniendo la calma, recopilando información precisa y comunicándote de manera efectiva, puedes navegar incluso las interrupciones más inesperadas. Las ideas de Sandy Gisbert en la conferencia VANAS ofrecen lecciones valiosas en pensamiento flexible, toma de decisiones estratégicas y liderazgo bajo presión. Ya sea que estés lidiando con un cambio repentino en las demandas del cliente o un problema técnico imprevisto, estas estrategias pueden ayudarte a retomar el rumbo de tu proyecto y asegurar un resultado exitoso.

Autor: VANAS